settembre 2020

Tecnologia e Pandemia, l’innovazione dei gestionali alberghieri e quello che non tornerà come prima

Gestionali alberghieri in cloud

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Quali sono le innovazioni dei gestionali alberghieri che dureranno dopo la Pandemia

La pandemia da Covid-19 ha fatto da catalizzatore e acceleratore ad una trasformazione digitale che era in atto, seppur in maniera silenziosa e lenta, da qualche tempo.

 

Il lock down forzato ed il blocco degli spostamenti hanno stimolato una rivoluzione tecnologica dettata dalla necessità di rimanere produttivi ed operativi anche se si è impossibilitati ad essere fisicamente presenti a lavoro. 

 

La punta di questo iceberg di innovazione nasce quindi con lo “smart working” che non è altro che la novità più evidente e palese sotto gli occhi di tutti.

 

Tuttavia se si guarda con attenzione come in pochi mesi è evoluto il mondo del lavoro, delle imprese e quello dell’hotellerie ci accorgiamo che sono nati una serie di processi e modi di lavorare che sono completamente nuovi.

 

Tutti, ma proprio tutti, hanno dovuto fare un repentino cambio di rotta e di modo di lavorare al fine di assecondare le nuove esigenze del mercato. 

 

Coloro che sono riusciti a cambiare traiettoria e assecondare i cambiamenti dettati dalle nuove regole imposte dalla pandemia sono riusciti ad evitare di uscirne con le ossa rotte.

 

Gli hotel sono tra le prime attività commerciali che si sono trovate costrette a chiudere le proprie porte per un periodo che è sembrato un’eternità, in questo lasso di tempo hanno cercato comunque di gestire quelle che erano le prenotazioni già presenti on the books, di costruire una strategia comunicativa social ed a delineare una strategia di business per il periodo post lockdown.

 

Similmente agli hotel anche le aziende come Slope Srl che gravitano intorno al mondo degli hotel fornendo i migliori software gestionali per hotel e strumenti per la disintermediazione hanno dovuto cogliere velocemente i cambiamenti del mercato e mettere in atto una serie di automatismi e funzionalità software che permettesse agli hotel di essere operativi quanto prima e in maniera sicura e più moderna.

Hotel e gestionali cloud: Maggiore consapevolezza 

La pandemia ha aumentato ulteriormente il divario tra “il vecchio ed il nuovo”, ad esempio:  software di vecchia concezione installati fisicamente su di un server in hotel si sono dimostrati inadatti e obsoleti rispetto alle più moderne soluzioni cloud. 

Con una soluzione gestionale cloud lo staff dell’hotel, può operare ed accedere ai dati della struttura in maniera sicura anche da casa.

Inoltre un grande vantaggio del cloud risiede nell’agilità da parte delle aziende produttrici del software di innovare ed adattarsi alle esigenze del mercato.

Nel caso infatti di un software gestionale cloud questo è di sua natura molto snello e in grado di essere aggiornato in automatico da parte del fornitore del servizio, senza la necessità che l’albergatore installi aggiornamenti di sistema.

Al giorno d’oggi la potenza del cloud non è più una novità, tuttavia l’emergenza ha cambiato le carte in tavola in maniera repentina, facendo emergere una consapevolezza nel cloud completamente diversa dal passato. 

Alcuni albergatori ancora bloccati con software obsoleti si sono trovati ad agire e operare sui propri dati accedendo al server in struttura tramite software di controllo remoto come ad esempio TeamViewer, un’operazione estremamente macchinosa e lenta che riduce drasticamente la propria produttività.

 

Nei prossimi mesi gli hotel si troveranno sempre di più a dover delineare un percorso graduale di trasformazione il cui fulcro sarà proprio il cloud.

In qualunque settore, non solo quello dell’ospitalità, la digitalizzazione sta creando piattaforme che devono poter essere fruite da qualunque dispositivo (pc, smartphone, tablet), da qualsiasi posizione (dalla propria abitazione, dall’ufficio o al ristorante) ed in qualsiasi momento

Soluzioni in grado di seguire quelle che sono le tendenze del mercato, un mercato che premia sempre di più l’abilità di un’azienda di essere veloce e snella piuttosto che grande e muscolosa. 

La pandemia ci ha insegnato ancora di più quanto sia vero il detto “non è il pesce grosso che mangia il pesce piccolo ma è il pesce veloce che batte il pesce lento”.

Alla Darwin, insomma. 

Sono aumentati i check-in online, anche grazie all’utilizzo delle email di pre soggiorno 

Una funzionalità che era già disponibile nel software pms Slope, ma che è stata ancor più apprezzata dagli albergatori ed utilizzata dai viaggiatori è quella del check-in online

Il check-in online è un’operazione che viene richiesta ormai da molti anni da parte delle compagnie aeree ai propri viaggiatori. L’utente medio si trova pertanto mentalmente predisposto ad effettuare questa operazione di pre registrazione dei propri dati anche nell’ambito della prenotazione di un soggiorno.

La registrazione dei documenti degli ospiti è un’operazione abbastanza lunga per il receptionist che, specialmente in periodi di alto afflusso, porta con sé diversi problemi come ad esempio la formazione di code e il rischio di errore nella trascrizione dei dati dei documenti di identità.

Per tale ragione è importante fare in modo che gli ospiti siano incentivati a compiere il check in online prima del soggiorno

Il check in online consiste nell’inserimento da parte del cliente del proprio documento di identità all’interno di un’area riservata, le informazioni inserite andranno immediatamente sincronizzate nel software gestionale alberghiero.

Come si può incentivare il check-in online?

È possibile incentivare il check-in online inviando in maniera automatica, sempre attraverso il software, una o più email di pre-stay. 

Questa email oltre a presentare maggiori informazioni sulla struttura ricettiva e sui servizi offerti, permetterà di inserire generalità ed informazioni del proprio documento d’identità. 

Così facendo, al momento dell’arrivo del cliente in struttura, il receptionist non dovrà far altro che verificare l’esattezza dei dati, senza dover inserire i dati nel sistema o trattenere i documenti a lungo. 

I vantaggi principali sono quindi di evitare assembramenti al check-in e di velocizzare la registrazione degli ospiti. 

Leggere e scannerizzare i documenti di identità in maniera veloce tramite smartphone

Abbiamo pensato anche ad una soluzione per tutti quei clienti che magari sono poco “avvezzi” alla tecnologia oppure che non sono riusciti a fare il check-in online, come per esempio nel caso di piccoli gruppi e comitive. 

Abbiamo quindi sviluppato un’applicazione dal nome iD Scan by Slope (disponibile negli store di Apple e Google) che permettesse di leggere i documenti d’identità tramite un qualsiasi smartphone senza la necessità di acquistare uno scanner specifico. 

Questa soluzione oltre ad essere sostenibile economicamente in quanto non prevede l’acquisto di hardware specifici, è anche molto comoda e a prova di errori, in quanto evita la trascrizione manuale dei documenti, grazie alla tecnologia NFC. 

L’utilizzo della tecnologia NFC aiuta a leggere e a registrare un documento nel gestionale in pochi secondi.

Paperless, firma dell’informativa privacy in maniera digitale

L’avvento del GDPR ha portato le strutture a stampare montagne di documenti per far firmare la presa visione dell’informativa privacy. L’informativa viene spesso stampata e fatta compilare a mano agli ospiti utilizzando la stessa penna o passano i fogli a mano con il receptionist.

Sia i fogli che la penna possono essere un veicolo di contagio che se possibile andrebbe evitato, per questa ragione anche in questo caso la tecnologia può venirci in ausilio.

Abbiamo così sviluppato una soluzione che al momento del check-in permettesse la firma digitale dell’informativa attraverso uno smartphone o un tablet. 

La scheda dell’ospite diventa ancora più ricca di informazioni riportando anche il documento PDF che è stato accettato da parte del cliente. Qualora fosse necessario questo documento privacy può essere inviato anche direttamente all’ospite tramite email o pec come ulteriore garanzia.

 

I vantaggi principali sono il risparmio cartaceo e la sincronizzazione istantanea dell’informazione con il CRM dell’hotel.

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