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agosto 2019

I tool indispensabili per la gestire la tua struttura: IL PMS (parte 3)

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Nel terzo articolo relativo agli strumenti fondamentali che dovresti avere nella tua struttura ricettiva, oggi parliamo di PMS, ovvero il gestionale alberghiero!

Se per caso te li fossi perso, ti consigliamo di leggere anche i primi due articoli di questa serie: per scoprire l’importanza del sito web della tua struttura, clicca qui, invece se desideri conoscere i segreti di channel manager e booking engine, ecco qui l’articolo

Se invece già l’avevi letto… bentornato!



Il PMS

Cos’è il Pms? PMS significa property management system ed è una sorta di piattaforma che gestisce tutti gli aspetti delle attività alberghiere permettendo di offrire agli ospiti esperienze di qualità superiore. Nel gergo comune lo si chiama anche semplicemente gestionale.

Che compiti ha un pms e cosa ti aiuta a fare?

1. Ti aiuta a gestire le attività di front office, come le prenotazioni, le operazioni di check-in e check-out dei clienti, l’assegnazione delle camere, la gestione delle tariffe e della disponibilità, la fatturazione. Automatizza, quindi, innumerevoli operazioni che spesso molte strutture soprattutto di piccole dimensioni fanno ancora a mano. 

2. Ti aiuta a gestire le varie eventuali attività del tuo hotel:

    • Food & beverage,

 

    • Centro benessere o spa

 

    • Catering o Banqueting

 

    • Housekeeping

 

    • Manutenzione

 

    • Eventi di varia natura come party, matrimoni, ecc.

 

3. Raccoglie, elabora e archivia una serie di statistiche indispensabili per il business della tua struttura ricettiva (ADR, RevPAR, pick-up, tasso di occupazione ecc.) e ti permette, quindi, di fare Revenue e di avere la situazione sotto controllo della tua struttura. 

4. E’, se decidi di averlo, il cuore pulsante della struttura, in quanto, se messo in opera come si deve, collega tutti i vari strumenti di terze parti: channel manager, booking online, CRS, POS e quant’altro. Iscriviti alla tooly.newsletter così non ne perderai nessuno! 😉

Qual è lo scopo principale dell’avere un PMS in struttura?

Semplificarti la vita. Aiutarti nell’ottimizzazione delle attività che svolgi quotidianamente. Se non lo fa significa che non hai scelto lo strumento giusto per te.

Tornerò molto presto anche sull’argomento Pms perché è davvero importante che tu riesca a capirne l’utilità per te e la tua attività.

 

Esistono anche i PMS “All in one”

I software all in one potrebbero semplificarti la vita. E ora ti spiego perché.

Quali sono i software “all in one”? Sono esattamente quelli che offrono in un’unica piattaforma tutto ciò che ti è necessario e quindi PMS, booking engine, channel manager e spesso anche CRM (Customer Relationship Management), strumenti di marketing e di revenue, tutti integrati tra loro con un unico centro di comando. Ciò vuol dire che hai un solo strumento e di conseguenza un solo fornitore e interlocutore.

Avere un software all in one per molte strutture ricettive significa semplificare il lavoro quotidiano e di pianificazione e poterne gestire ogni aspetto della propria struttura (sincronizzazione prenotazioni, check-in, fatturazione, campagne di email) con pochissimi passaggi e azioni.

Probabilmente la domanda ora sorge spontanea: è meglio acquistare un all in one o prendere singolarmente i singoli software? Non c’è una risposta giusta o sbagliata, dipende da vari fattori:

– le tue abitudini:come sei abituato a gestire i tuoi strumenti? preferisci un centro di comando da dove gestire tutto o ti trovi meglio a separare le gestioni dei vari processi?

– la volontà di avere uno o più interlocutori da un punto di vista di fornitori. Alle volte per un imprenditore scegliere più fornitori che uno solo è una scelta strategica o commerciale.

– dipende anche dalla situazione da cui parti.

Cosa intendo? Se hai una struttura con un gestionale che utilizzi da anni e che non vuoi cambiare probabilmente sarà per te più facile aggiungere o cambiare gli strumenti mancanti come il booking engine o il channel manager e interfacciarli al tuo pms.

Se, invece, stai aprendo una nuova struttura, o finora non hai utilizzato software per la tua gestione ed è finalmente arrivato il momento o semplicemente hai deciso di fare un grosso cambiamento, valutare un software all in one potrebbe risultare interessante.

Conclusioni

Per quanto riguarda il sito web cerca di avere al tuo fianco un bravo webmaster che comprenda le tue esigenze e conosca i tuoi obiettivi di business, in modo tale che realizzi il sito web con le caratteristiche giuste.

Per quanto riguarda la scelta del booking engine, del channel manager, del pms o di un eventuale software all in one, puoi cominciare ad avere una panoramica sbirciando sul sito di tooly.tips e confrontando le varie realtà e strumenti disponibili.

Se ti è più comodo, c’è una via più veloce per avere informazioni totalmente gratuite, mandare una richiesta personalizzata per ricevere via email gli strumenti adeguati alla tua attività. Ricorda, comunque, che prima di tutto devi aver ben chiaro di capire prima di tutto quali sono le tue reali esigenze, i tuoi obiettivi e poi via verso la scelta degli strumenti giusti.

Buon lavoro e al prossimo articolo!

scritto da Eleonora Zoccoletti
Hospitality Advisor, che non ha mai smesso di essere – prima di tutto – un’albergatrice.


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